Information zur Datenverarbeitung

bei Ausflügen, Fahrten und der Erstellung einer Jugendhof ID-Karte

 

Wir möchten Sie/Dich über unseren Umgang mit Deinen/Ihren personenbezogenen Daten und/oder denen Ihres Kindes informieren. Um unsere Informationspflichten nach den §§ 14 ff. des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

 

 

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

 

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die:

OT Jugendhof Vogelheim

Träger: Pfarrei St. Dionysius Essen-Borbeck

Lütkenbrauk 12

45329 Essen

Tel. 0201-345469

E-Mail: info@jugendhof-essen.de

Website: www.jugendhof-essen.de

vertreten durch: Christian Roth / Einrichtungsleitung

 

Unser/e Datenschutzbeauftragte/r:

Der Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist:

Stefan Hänel

Bistum Essen

Zwölfling 16

45127 Essen

Tel.: 0201-2204985

E-Mail: datenschutzbeauftragter@bistum-essen.de

Website: www.bistum-essen.de

 

 

Welche Daten von Dir/Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

 

Wir verwenden die personenbezogenen Daten von Dir/Ihnen, die wir von Dir/Ihnen mit der Anmeldung zum Ausflug, zur Fahrt, oder zur Erstellung einer Jugendhof-ID Karte erhalten haben. Diese verwenden wir zur Organisation des Ausflugs oder der Fahrt, zur inhaltlichen Gestaltung des Ausflugs bzw. der Fahrt und zur Ausübung der Aufsichtspflicht während des Ausflugs oder der Fahrt. Bei der Erstellung der Jugendhof ID-Karte verwenden wir die personenbezogenen Daten zum Druck der Karte, sowie zur Speicherung in der „Besuchenden Datenbank“, zur Organisation des täglichen Betriebsablaufes und zur Kontaktaufnahme.

 

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

 

Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf dem Anmeldebogen zum Ausflug, zur Fahrt oder dem Antragsbogen zur Erstellung einer Jugendhof ID-Karte ist ein Vertrag. Ohne eine Verarbeitung der Daten ist die Durchführung des Ausflugs, der Fahrt oder die Erstellung der ID-Karte nicht möglich. Diese notwendigen Daten haben wir auf dem Anmeldebogen durch ein * Sternchen markiert.

Zusätzlich zu den notwendigen Daten kannst du/können Sie uns auf dem Anmeldebogen/ Antragsformular optionale Daten angeben (z.B. Handynummer). Diese Daten sind nicht zwingend notwendig, damit Du/Ihr Kind an dem Ausflug, der Fahrt teilnehmen kannst/kann, bzw. eine Jugendhof ID-Karte erstellt werden kann. Sie dienen uns als Erleichterung in der Organisation. Die rechtliche Grundlage zur Verarbeitung dieser Daten ist deine/Ihre Einwilligung. Du hast/ Sie haben das Recht, die Einwilligung für diese Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

 

 Wie lange werden die Daten gespeichert?

 

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. durch das Kirchenrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

 

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

 

Bei Ausflügen und Fahrten sind Empfänger der Daten alle Personen, die mit der Organisation und der Betreuung der Kinder und Jugendlichen während des Ausflugs oder der Fahrt betraut sind.

Bei der Jugendhof ID-Karte sind Empfänger der Daten alle Personen, die mit der Organisation des Offenen Bereichs des Jugendhofs und dessen Aufsicht betraut sind.

Bei einem Notfall kann dieser Personenkreis erweitert werden, wenn entsprechende Umstände dies erforderlich machen.

Beispiel: Sollte eine Konsultation eines Arztes / einer Ärztin erforderlich sein, erhält dieser /diese Informationen deines/ihres Gesundheitszustandes bzw. des Gesundheitszustandes ihres Kindes, die Du/Sie auf deinem/ihrem Anmeldebogen angegeben hast/haben.

Da unsere Ausflüge und Fahrten fast immer durch Dritte subventioniert werden (z.B. Jugendstiftung, Bezirksvertretung, AGOT NRW, etc.) geben wir zur Abrechnungszwecken anonymisierte Daten (z.B. Alter, Geschlecht, ethnische Herkunft, etc.) an diese weiter.

Wird die Fahrt mit Mittel aus dem Kinder- und Jugendförderplan teilfinanziert, geben wir zur Abrechnungszwecken einen Teil deiner/ihrer personenbezogenen Daten an den BDKJ Stadtverband Essen weiter. Dies betrifft den Namen, die Adresse, die Angabe des Geschlechts und das Alter von allen Teilnehmenden und Betreuenden der Freizeit.

Wird die Veranstaltung / Fahrt mit Mittel aus dem Bistum Essen (z.B. Katechetische Gemeinschaftstage) teilfinanziert, geben wir zur Abrechnungszwecken einen Teil deiner/ihrer personenbezogenen Daten an das Bistum Essen weiter. Dies betrifft den Namen, die Adresse, die Angabe des Geschlechts und das Alter von allen Teilnehmenden und Betreuenden der Veranstaltung / Freizeit.

Da wir Ausflüge und Fahrten separat versichern (Jugendhaus Düsseldorf oder Ecclesia Versicherung) müssen, geben wir bei Fahrten ins Ausland einen Teil deiner/ihrer personenbezogenen Daten weiter. Dies betrifft den Namen, die Adresse und das Alter aller Teilnehmenden.

Im Schadensfall sind wir immer gezwungen einen Teil deiner/ihrer personenbezogenen Daten weitergeben, unabhängig von Dauer und Reiseziel des Ausflugs oder der Fahrt.

 

Ihre Rechte als „Betroffene“ gemäß §§17-25 KDG

 

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Auch haben Sie gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ein Widerspruchsrecht. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 23 Abs. 1 und 2 KDG gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

 

Beschwerderecht

 

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei der Aufsichtsbehörde für den kirchlichen Datenschutz (Kath. Datenschutzzentrum, Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund, www.katholisches-datenschutzzentrum.de) zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das KDG verstößt.